TBS Administrator - Regulamin zamówień publicznych

Regulamin zamówień publicznych

Opublikowano: 07 grudzień 2015 | Super User | Odsłony: 2371

REGULAMIN

UDZIELANIA PRZEZ TOWARZYSTWO BUDOWNICTWA

SPOŁECZNEGO- Administrator Sp. z o. o.

ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH O WARTOŚCI SZACUNKOWEJ

NIEPRZEKRACZAJĄCEJ RÓWNOWARTOŚCI KWOTY 30.000 EURO

ZAKRES REGULACJI

1. Regulamin określa zasady i procedury oraz obieg dokumentów związanych z przeprowadzeniem postępowań

o udzielenie zamówień ze środków publicznych, których wartość szacunkowa (netto) nie przekracza

wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro.

2. Regulamin obowiązuje w zakresie udzielania zamówień na dostawy, wykonywanie usług i robót budowlanych,

do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych na podstawie art 4 pkt.8 a których źródłem

finansowania są środki publiczne.

3. Regulamin został opracowany w celu zapewnienia jawności, przejrzystości, efektywności, oszczędności

i terminowości w wydatkowaniu środków publicznych zgodnie z art.44 ust.3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009

roku o finansach publicznych (Dz. U. 2013 r., poz. 885 z późn.zm)

4. Średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych

określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów (na dzień sporządzania regulaminu podstawę stanowi

Rozporządzenie z dnia 23 grudnia 2013r.- Dz. U. poz.1692)

WYKAZ SKRÓTÓW I POJĘĆ

§1

Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:

1) ustawie- oznacza to ustawę z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. Z 2013 r. poz.

907, z późń. zm.)

2) zamówieniu publicznym (zwanym dalej zamówieniem)- oznacza to odpłatne zakupy, który zakupem są usługi,

dostawy lub roboty budowlane o wartości szacunkowej poniżej 30 000 euro dokonane na podstawie faktury,

zlecenia lub umowy między zamawiającym a wykonawcą

3) Zamawiającym- należy przez to rozumieć: Towarzystwo Budownictwa Społecznego- Administrator Sp. z o. o.

w Ornecie ul. Mickiewicza 1

4) wartość zamówienia- oznacza to całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatków od

towarów i usług, ustalone przez Zamawiającego z należytą starannością zgodnie z przepisami ustawy

5) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia- oznacza to opis zawierający m. in. w przypadku dostaw: wykaz

ilościowy przedmiotu zamówienia, specyfikację techniczną,w przypadku robót budowlanych: projekt

budowlany, przedmiar robót itp. przedmiot zamówienia nie może być opisywany przez wskazanie jego

symbolu, znaku towarowego oraz nazwy producenta. W przypadku konieczności podania tych danych

koniecznym będzie wpisanie „lub równoważny”

6) osoba wnioskująca- osoba odpowiedzialna za realizację zadania z którym związane jest zamówienie publiczne

7) rejestr zamówień- oznacza rejestr udzielonych na podstawie niniejszego regulaminu zamówień prowadzonych

przez pracownika odpowiedzialnego za realizację zadania

8) zlecenie- pisemne zamówienie dotyczące dostaw, usług lub robót budowlanych podpisanie przez kierownika

Zamawiającego lub osoby uprawnione

PROCEDURY UDZIELANIA ZAMÓWIENIA

§2

Zamówienia o wartości do 1 000 euro

1. Postanowień niniejszego Regulaminu nie stosuje się do zamówień, których wartość szacunkowa (netto) nie

przekracza równowartości kwoty 1 000 euro

2. W tym przypadku Zamawiający dokonuje wyboru wykonawcy zgodnie ze swoją najlepszą wiedzą,

przestrzegając przy tym zasad określonych w art. 44 ust. 33 ustawy o finansach publicznych

3. Zamówienia, o których mowa w ust. 1 są udzielane bez zachowania formy pisemnej, za wyjątkiem ich

rejestracji w prowadzonym przez pracownika rejestrze

4. Podstawą udokumentowania zamówień, o których mowa w ust. 1 będzie dokument księgowy

(faktura,rachunek,itp.)

Zamówienia o wartości powyżej 1 000 euro do 30 000 euro

§3

1.Ustala się następujące tryby udzielania zamówienia:

1. dla zamówień o wartości szacunkowej (netto) od 1 000 euro do 3 000 euro- rozeznanie cenowe

2. dla zamówień o wartości szacunkowej (netto) powyżej kwoty 3 000euro do kwoty nieprzekraczającej

równowartość 30 000 euro- zapytanie ofertowe.

PROWADZENIE POSTĘPOWANIA

§4

1. Podstawą do podjęcia działań związanych z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia

publicznego na dostawy, usługi i roboty budowlane jest plan finansowy na dany rok

2. Podstawą wszczęcia procedury udzielenia zamówienia jest sporządzenie wniosku o wszczęcie postępowania

dotyczącego zamówienia. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

3. Wniosek sporządza pracownik odpowiedzialny za realizację danego zamówienia zwany dalej Wnioskującym.

4. We wniosku należy wskazać wartość zamówienia (netto) czyli całkowite szacunkowe wynagrodzenie

wykonawcy, bez podatku do towarów i usług ustalone z należytą starannością w tym wartość przewidywanych

zamówień uzupełniających.

5. Podstawą obliczenia wartości zamówienia na dostawy jest wartość rynkowa rzeczy lub praw będących

przedmiotem dostawy.

6. Podstawą obliczenia wartości zamówienia na usługi jest wartość rynkowa świadczeń objętych zamówieniem

7. Podstawą obliczenia wartości zamówienia na roboty budowlane jest kosztorys budowlany

8. Przy obliczaniu wartości zamówienia na roboty budowlane uwzględnia się także wartość dostaw związanych

z wykonywaniem robót budowlanych przez zamawiającego do dyspozycji wykonawcy.

9. Wartość rynkową, o której mowa w pkt. 7 i 8, określa się na podstawie przeciętnych cen stosowanych

w siedzibie zamawiającego lub w miejscu wykonania zamówienia

10. Jeżeli nie można obliczyć wartości zamówienia na podstawie realiów rynkowych zamawiający może swój

szacunek oprzeć na aktualnie powszechnie stosowanych katalogach, cennikach i taryfikatorach.

11. Podstawą obliczenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo, jest zgodne

z wyborem zamawiającego:

a) łączna wartość zamówień na tożsame usługi lub dostawy, udzielonych w ciągu poprzednich 12 miesięcy

lub w poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych dostaw lub

usług oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług

konsumpcyjnych ogółem ustalonego w ustawie budżetowej

b) łączna wartość zamówień, których zamawiający zamierza udzielić w ciągu 12 miesięcy następujących

po pierwszej usłudze lub dostawie (z uwzględnieniem wartości tej pierwszej dostawy lub usługi), albo

w czasie realizacji umowy w sprawie zamówienia publicznego, jeżeli jest on dłuższy niż 12 miesięcy

z uwzględnieniem okresu, na który zostanie zawarta umowa o udzielenie zamówienia

12. Wnioskujący przekazuje wniosek, w celu wydania opinii, Głównemu Księgowemu a następnie Kierownikowi

Zamawiającego, który wydaje wiążącą decyzję dotyczącą zgody na realizację zamówienia

13. Dla zamówień o wartości szacunkowej określonej w §3 ust. 1 pkt. 1 i 2, Wnioskujący po zatwierdzeniu

wniosku przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia

14. Wyłączenie z konieczności stosowania procedur zawartych w regulaminie podlega/ją:

a) zawieranie umów zlecenia oraz umów o dzieło z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności

gospodarczej a wykonującymi zlecone prace osobiście

b) usługi w zakresie szkolenia pracowników

c) dostawa publikacji branżowych oraz płatne serwisy internetowe

d) usługi w zakresie fizycznej lub elektronicznej ochrony obiektów

e) dostawa odzieży i obuwia ochronnego, branżowego i specjalistycznego

f) ubezpieczenia grupowe pracowników, ubezpieczenie majątku, odpowiedzialności cywilnej oraz

komunikacyjne

g) usługa odbioru odpadów pochodzących ze sprzątania terenów ogólnodostępnych, likwidacji dzikich

wysypisk oraz innych nieczystości pochodzących ze statutowej działalności TBS- Administrator Sp. z o. o.

h) usługa dzierżawy pojemników na odpady komunalne

i) usługi pracownicze, socjalne, zdrowotne, pocztowe

j) usługi w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz usługi w zakresie żywienia pracowników (posiłki

regeneracyjne)

k) gdy przedmiot zamówienia związany jest z działalnością twórczą lub artystyczną

l) wykonywanie napraw awaryjnych, przeglądów okresowych i remontów pojazdów samochodowych,

ciągników rolniczych, przyczep i maszyn drogowych oraz sprzętu koszącego

ł) wynajem sprzętu specjalistycznego wraz z obsługą operatorską (podnośniki, koparka. Itp.)

m) zakup używanych pojazdów samochodowych, dostawczych i specjalistycznych

n) gdy występują przyczyny ekonomiczne, organizacyjne, gospodarcze lub społeczne powodujące, że

zamówienie może zrealizować tylko jeden wykonawca;

o) w wyjątkowych sytuacjach, niewynikających z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, których nie

mógł on przewidzieć ( np. awaria wymagająca natychmiastowej naprawy, szkoda w majątku zamawiającego

spowodowana siłą wyższą) lub z innych okoliczności, z względu na specyfikację przedmiotu zamówienia,

niezależnie od progów kwotowych, dopuszcza się odstąpienie- za zgodą kierownika Zamawiającego- od

stosowania procedury udzielania zamówień określonej w niniejszym regulaminie.

ROZEZNANIE CENOWE

§5

1. Rozeznanie cenowe to tryb udzielenia zamówienia, w którym cena jest jedynym kryterium wyboru

dotyczącym przedmiotu zamówienia, w szczególności, gdy dotyczy to robót budowlanych, dostaw

lub usług powszechnie dostępnych o ustalonych standardach jakościowych

2. Rozeznanie cenowe winno zostać przeprowadzone z taką liczbą wykonawców świadczących dostawy

, usługi lub roboty budowlane objęte przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz

wybór najkorzystniejszej oferty, lecz nie mniej niż dwóch

3. Rozeznanie cenowe może zostać przeprowadzone w dowolnej formie np. pisemnej, sondażu

telefonicznego, internetowego oraz na podstawie wszelkich dostępnych źródeł informacji np.

aktualnych katalogów cenowych

4. Z rozeznania cenowego przeprowadzonego w dowolnej wybranej formie, sporządzona zostaje notatka

służbowa. Wzór notatki stanowi załącznik nr 2 niniejszego regulaminu

5. Zaakceptowanie notatki przez Kierownika Zamawiającego stanowi podstawę do udzielenia

zamówienia na przedmiot rozeznania

6. W przypadku w/w zamówień, nie ma obowiązku zawierania umów w formie pisemnej, chyba że

wstąpi jedna z niżej wymienionych okoliczności:

1) przedmiot zamówienia jest złożony i/lub skomplikowany

2) celowe jest potwierdzenie: warunków oraz terminu/ okresu wykonania zamówienia, okresu i

zakresu działalności wykonawcy z tytułu udzielonej gwarancji lub rękojmi, sposobu i terminu

dokonywania rozliczeń lub innych ustaleń stron umowy

3) zawierania umów w formie pisemnej wynika z ogólnie przyjętych zasad

7. W przypadku, gdy nie zawiera się umowy, potwierdzeniem udzielenia zamówienia są zlecenia

pisemne oraz faktury i rachunki wystawione przez wykonawców, których kopie stanowią załącznik

do dokumentacji postępowania

8. Cała dokumentacja z postępowania o udzielenia zamówienia przechowywana jest u pracownika który

zgodnie z posiadanym zakresem czynności odpowiada za archiwizację dokumentacji i prowadzi

rejestr zamówień

ZAPYTANIE OFERTOWE

§6

1. Zapytanie ofertowe to tryb udzielenia zamówienia, który polega na skierowaniu zaproszenia do składania ofert

w formie pisemnej do takiej liczby wykonawców, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej

oferty, jednakże nie mniejszej niż dwóch. Zaproszenie określa w szczególności przedmiot zamówienia i

warunki jego realizacji oraz termin i miejsce składania ofert, a także kryteria oceny i wyboru ofert

2. Zaproszenie do składania ofert może być skierowane do wykonawców za pośrednictwem poczty, faxu, emailem

lub zamieszczenie na stronie biuletynu informacji publicznej Zamawiającego

3. Zaproszenie należy skierować do minimum dwóch wykonawców, których profil prowadzonej działalności

gospodarczej odpowiada przedmiotowi zamówienia

4. Wykonawcy składają oferty w terminie, miejscu oraz na zasadach przewidzianych w zaproszeniu

5. Każdy z wykonawców może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić. Negocjacji nie prowadzi

się, z wyłączeniem przypadków określonych w § 7 ust. 2

6. Zamówienia udziela się wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę i spełnił warunki określone w

zaproszeniu do składania ofert oraz szczegółowych wymagań ofertowych

7. Z przeprowadzonej procedury, sporządzany zostaje protokół z wybory najkorzystniejszej oferty, który

przekazuje się do Kierownika Zamawiającego w celu akceptacji. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 3

niniejszego Regulaminu

8. Zaakceptowany protokół jest podstawą do sporządzenia umowy na realizację przedmiotu zaproszenia

ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

§7

1. Zakończenie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia następuje z dniem:

1) zawarcia umowy z wykonawcą, któremu udzielono zamówienia lub udzielenia zamówienia w formie

zlecenia

2) podjęcia przez Prezesa decyzji w sprawie zamknięcia przez zamawiającego postępowania przez bez

wybrania którejkolwiek z ofertowych

3) podjęcie przez Prezesa na wniosek osoby prowadzącej postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli:

a) nie złożono żadnej oferty

b) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na

sfinansowanie zamówienia

c) podjęcie przez Prezesa decyzji w sprawie unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia

bez podania przyczyny

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy charakter zamówienia na to pozwala, dopuszcza się:

a) przeprowadzenie dodatkowych negocjacji z ofertami, których oferty są wartościowo porównywalne tj.

różnica cenowa ofert nie przekracza 8%

b) dokonać porównania i wyboru częściowego ofert w przypadku:

– przekroczenia limitów środków, które Zamawiający przeznaczył na realizację całego zamówienia

– nieporównywalności cenowej poszczególnych elementów ofert z uwagi m. in. na istotne różnice w

parametrach technicznych lub użytkowych oferowanych urządzeń lub towarów

– żadna oferta nie spełnia w całości wymagań Zamawiającego

a interes zakładu przemawia za niezwłocznym dokonaniem przynajmniej częściowego zamówienia

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§8

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego, a w

szczególności Księgi pierwszej, Tytułu IV, działu II

2. Dopuszcza się modyfikację wzorów dokumentów stanowiących załącznik do niniejszego Regulaminu

3. Zmiany do Regulaminu prowadzane są w trybie właściwym dla jego wprowadzenia

4. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem...................... i zastępuje regulamin przyjęty..................

z up. adw. Piotra Barteckiego

apl.adw. Patryk Czyżykowski

załącznik nr 1 do Regulaminu Orneta dn............................

….....................................................

wnioskodawca

Znak sprawy.....................................

WNIOSEK NR …..................

o wszczęcie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego którego wartość nie przekracza 30 000 euro

• poniżej 3 000 euro netto*

• powyżej 3 000 euro a poniżej 30 000 euro netto*

1. Podstawa prawna:

Opis przedmiotu zamówienia wraz z uzasadnieniem potrzeby udzielenia

zamówienia…............................................................................................................................

…............................................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................................................

2. Rodzaj zamówienia (roboty budowlane/usługi/dostawy)…....................................................................................

3. Termin realizacji zamówienia: ….............................................................

4. Szacunkowa wartość przedmiotu zamówienia w PLN:

netto:...................................................zł brutto:............................................ zł

Szacunkowa wartość przedmiotu zamówienia w EUR (wg obowiązującego rozporządzenia Prezesa Rady

Ministrów w sprawię średniego kursu złotego w stosunku d euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości

zamówień publicznych netto …..........................)..............EUR.

Wartość zamówienia brutto (z VAT) wynosi …..................................zł

Wartość zamówienia uzupełniającego …............................................zł

Kod kwalifikacyjny CPV …............................................................................*

(wypełnia osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie zamówień publicznych)

Ustalenia wartości zamówień dokonano w dniu …............................. na podstawie …......................................................

…............................................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................................................

5. Osobą odpowiedzialną za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania oraz jego realizację

jest:....................................................................................................

6. Osobą pełniącą nadzór nad przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania oraz jego realizacją

jest:....................................................................................................

7. Źródło finansowania:

Środki finansowe w kwocie.......................PLN brutto na realizację przedmiotu zamówienia

zabezpieczono/nie zabezpieczono w planie rzeczowo – finansowym na rok ….............

Potwierdzenie zabezpieczenia środków finansowych *:

Usługa poza planem rzeczowo-finansowym (obowiązkowo dołączyć zgodę właściciela nieruchomości).

Osoba wnioskująca

…..............................................................

(data i podpis osoby wnioskującej o dokonanie zamówienia)

Zatwierdzono pod względem finansowym

…..........................................................................

(data i podpis Głównego Księgowego lub osoby przez Niego upoważnionej)

8. Załącznik do wniosku *:

1)............................................................ 3)..........................................................

2)............................................................. 4)..........................................................

*np. projekt umowy, szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, wykaz wykonawców do których ma być skierowane zapytanie ofertowe

Wyrażam zgodę/ nie wyrażam zgody *

na przygotowanie i przeprowadzenie procedur zamówienia publicznego w trybie rozeznania cenowego / zapytania

ofertowego zgodnie z przepisami określonymi w Regulaminie udzielania zamówień o wartości szacunkowej nie

przekraczającej równowartości kwoty 30 000 euro.

Na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. Z 2013 r. poz.

907, z późn. zm) zamówienie nie podlega przepisom tej ustawy